Purchasing Analyst – Operações de Procurement de IT

Resumo da Função

O Purchasing Analyst é responsável por apoiar todo o processo de procurement de IT de ponta a ponta, garantindo a criação e gestão atempada de pedidos de compra, atividades relacionadas com fornecedores e a coordenação com stakeholders do negócio, fornecedores, equipas de Contas a Pagar (Accounts Payable) e equipas de IT.

Esta função desempenha um papel fundamental para assegurar operações de procurement eficientes, garantindo simultaneamente a conformidade com as políticas da empresa, controlos financeiros e requisitos contratuais.

Principais Responsabilidades

Criar e gerir pedidos de Purchase Order Requests (PORs) para bens e serviços de IT.
Rever pedidos de procurement para garantir completude, precisão e conformidade com as políticas internas.
Apoiar pedidos de alteração de termos de pagamento (Payment Terms Change Requests - TCRs) e outros processos administrativos relacionados com procurement.
Gerir e responder a solicitações recebidas na caixa de correio de IT Procurement.
Coordenar com fornecedores, equipas de sourcing, finanças, contas a pagar e stakeholders do negócio para resolver questões relacionadas com procurement.
Monitorizar o ciclo de vida das ordens de compra, incluindo criação, alterações, encerramentos e apoio à reconciliação de faturas.
Acompanhar pedidos de procurement e assegurar o cumprimento dos níveis de serviço definidos.
Apoiar atividades de onboarding de fornecedores e processos nos sistemas de procurement quando necessário.
Manter documentação de procurement e registos preparados para auditorias.
Identificar oportunidades de melhoria de processos para aumentar a eficiência operacional e a satisfação dos clientes internos.
Apoiar reporting, métricas e análises relacionadas com operações de procurement.

Competências Pretendidas

Licenciatura.
Fluência em inglês (oral e escrito).
Elevada atenção ao detalhe e boas capacidades de organização.
Capacidade para gerir múltiplas prioridades num ambiente dinâmico.
Fortes competências de comunicação e gestão de stakeholders.
Experiência em Microsoft Office, especialmente Excel.
Experiência com sistemas ERP como SAP, Oracle ou equivalentes (preferencial).

Indicadores de Sucesso

Processamento atempado de pedidos de procurement.
Precisão das ordens de compra e dos registos de procurement.
Cumprimento das políticas de procurement e dos controlos financeiros.
Satisfação dos stakeholders e capacidade de resposta.
Resolução eficiente de questões relacionadas com procurement.

IT Financial Analyst – Procurement & Supplier Operations

Resumo da Função

O IT Financial Analyst é responsável por apoiar atividades de gestão de fornecedores e faturas em toda a organização de IT. Atua como principal elo de ligação entre fornecedores, procurement, contas a pagar, equipas financeiras e stakeholders do negócio, garantindo o processamento eficiente de pedidos de fornecedores, questões relacionadas com faturas e transações financeiras, assegurando simultaneamente a conformidade com as políticas e controlos internos.

Principais Responsabilidades

Gerir processos de onboarding de fornecedores e manutenção dos respetivos registos.
Coordenar extensões e atualizações de fornecedores nos sistemas empresariais relevantes.
Processar e apoiar pedidos de alteração bancária (Bank Change Requests - BCRs), garantindo conformidade com os controlos internos.
Investigar e resolver questões relacionadas com faturas de fornecedores.
Acompanhar faturas que necessitem de processamento de Goods Receipt (GR).
Colaborar com Procurement, Accounts Payable, Finanças e stakeholders do negócio para resolver questões relacionadas com pagamentos.
Monitorizar contas de fornecedores e pedidos de faturas pendentes.
Gerir e responder a pedidos recebidos na caixa de correio de IT Financial Inquiry.
Apoiar a comunicação com fornecedores relativamente ao estado de faturas e pagamentos.
Manter documentação precisa e preparada para auditorias.
Produzir relatórios e análises relacionados com gestão de fornecedores e faturas.
Identificar oportunidades de melhoria dos processos financeiros e operacionais.

Competências Pretendidas

Licenciatura.
Fluência em inglês (oral e escrito).
Experiência em Accounts Payable, Procurement Operations, Shared Services, Finance Operations ou áreas similares.
Fortes capacidades analíticas e de resolução de problemas.
Excelentes competências organizacionais e atenção ao detalhe.
Capacidade de gerir múltiplas prioridades e prazos.
Fortes competências de comunicação e gestão de stakeholders.
Conhecimentos avançados de Microsoft Excel e restantes aplicações Microsoft Office.

Qualificações Preferenciais

Experiência com plataformas ERP como SAP, Oracle, JDE ou sistemas empresariais semelhantes.
Conhecimento de processos Procure-to-Pay (P2P), Accounts Payable e gestão de fornecedores.
Experiência em ambientes multinacionais ou organizações globais.
Conhecimento de controlos financeiros e requisitos de compliance.

Indicadores de Sucesso

Resolução atempada de questões relacionadas com fornecedores e faturas.
Precisão dos registos financeiros e de fornecedores.
Redução de atrasos no processamento de faturas e exceções de pagamento.
Conformidade com os controlos financeiros internos e políticas da empresa.
Experiência positiva para stakeholders e fornecedores.

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